Mais digital, menos custos. Eliminar papel e automatizar planilhas e documentos corta custos de empresas em até 40%

*Por Claudia Varella, em colaboração com o UOL.

Quer economizar tempo e dinheiro? Pare de usar papéis e preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar. Fazendo isso, uma empresa pode economizar de 30% a 40%, em média, dizem especialistas.

Além disso, quanto mais processos manuais estiverem envolvidos, maior a chance de erro. Existem ferramentas digitais, como softwares e robôs, para executar determinadas tarefas.

Se você fizer o controle de estoque de forma manual, com cadastramento de 30 itens em uma planilha de excel, demora uns 30 minutos, em média. Usando um software de gestão, que importa dados diretamente da nota fiscal, esse tempo cai para menos de 1 minuto.

A pandemia do coronavírus praticamente obrigou as pequenas e médias empresas (PME) a adotarem a transformação digital para sobreviver. O objetivo é parar de fazer tarefas repetitivas, como emitir nota fiscal. Você ganha tempo e ainda identifica gargalos e falhas.

“Eliminar o burocrático e reduzir o tempo nas tomadas de decisão exige digitalização das pequenas empresas. Informação rápida, precisa e segura é fundamental para a competitividade e perenidade desses negócios.” diz Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP.

Para que isso aconteça, diz Oliveira, é preciso usar ferramentas digitais em tarefas que antes eram realizadas por pessoas. Softwares de integração fiscal para contabilidade, por exemplo, emitem as guias de pagamento de forma automática, eliminando o acesso manual a cada cadastro e a impressão das guias.

Para o consultor do Sebrae-SP, a digitalização vai muito mais além do que uso de tecnologias e automações.”É uma mudança necessária para qualquer empresa que deseja se tornar ágil e estar preparada para mudanças constantes e rápidas do mercado atual, hoje muito dinâmico“, continua.

Ele afirma que, no atual cenário ser digital é quase uma questão de sobrevivência. “Arrisco dizer que empresas analógicas não sobrevivam por mais de cinco anos no mercado.”

Principais ferramentas

O mercado fornece várias ferramentas, e as mais procuradas são as que conseguem automatizar processos com custos e tempo menores e menos erros. Veja algumas delas:

• ERP (“Enterprise Resource Planning”)É um sistema de gestão que permite acesso fácil e integrado aos dados de uma empresa. Avalia ações para cortar custos e aumentar produtividade. Substitui, por exemplo, a inclusão manual de informações sobre a fabricação de um produto em planilhas.
• CRM (“Customer Relationship Management”)Indicado para vendas, marketing, comércio digital, atendimento ao cliente e suporte. Permite, por exemplo, a integração com os contatos do WhatsApp, fazendo o registro de todas as ações realizadas com o cliente. É uma das melhores formas de organizar o departamento de vendas e visualizar o caminho de vendas da empresa.
• SCM (“Supply Chain Management”)Usado para compras, planejamento e execução da cadeia de suprimentos. Faz controle de estoque e dispara automaticamente a compra de algum dos itens, evitando a compra em excesso.
• PPM (“Project and Portfolio Management”)Gerencia projetos e portfólio. Quando os projetos são analisados em conjunto, é possível mensurar o impacto na empresa como um todo.